Instructions aux auteurs

Les présentations longues comportent un résumé, un article et une présentation de 30 minutes suivie de 10 minutes de questions.

Les présentations courtes comportent un résumé, un article et une présentation de 15 minutes suivie de 5 minutes de questions.

Les tables rondes, d'une durée d'une heure, impliquent plusieurs intervenants qui échangent leurs points de vue sur un thème donné. La table ronde est suivie de 30 minutes de questions. Le contenu des débats (problématique, points de vue, convergences, divergences, répartition des différents intervenants, etc.) sera précisé dans le texte de la proposition. Le mode d’animation de la table ronde, les noms des intervenants et de l’animateur ainsi que l’organisation envisagée seront également obligatoirement précisés. Les tables rondes retenues seront accompagnées d’un résumé qui sera publié dans le programme de la conférence.

Les « lightning talks » (LT) sont des présentations de quelques minutes, sans questions. Des sessions dédiées seront proposées durant les JRES. Les soumissions se feront pendant les JRES*, les modalités seront précisées ultérieurement. Les LT s’accompagnent au minimum d’une diapositive présentant l’orateur et le sujet, aucun article n'y est associé.

* à noter pour ces JRES 2019 il y aura deux sessions de LT dont la première dès le deuxième jour du congrès.

LES « BIRDS OF A FEATHER »

Les associations de promotion des logiciels libres (généralistes ou spécifiques à un logiciel particulier) peuvent demander à disposer d'un stand pendant « une partie » de la conférence (cf. dépôt de proposition). Les modalités d’installation et le planning de présence seront communiqués ultérieurement aux associations retenues.

L'auteur est informé que le dépôt d'une proposition nécessitera son consentement selon le document « autorisation » pour la publication de ses productions sur les sites web des JRES et de son droit à l'image.

INSCRIPTION DES AUTEURS

Attention, un seul auteur (y compris pour les tables rondes) bénéficie d'une inscription gratuite pour chaque proposition retenue. Il est à noter que cette gratuité ne dispense pas des démarches d'inscription qui se feront via un espace dédié.

Les propositions de présentations, de posters ou de table ronde se font via le formulaire de soumission en ligne jusqu'à la date limite citée au début de ce document. Ces propositions, à usage exclusif du comité de programme, doivent être représentatives des projets des auteurs et permettre au comité de programme de les évaluer. Le formulaire permet également de déposer un document optionnel afin d'étayer les propositions. Le comité de programme sélectionnera les contributions sur la base de ces informations.

Vos propositions sont un aperçu de vos futurs documents et doivent comporter :

• de 500 à 1300 mots pour une proposition de présentation longue, courte, de poster, de table ronde,
• au moins 200 mots pour un stand.

La demande d'une place dans le stand des associations de promotion des logiciels libres se fait via le formulaire de soumission en ligne, en présentant brièvement l'association. Comme le nombre de places sur ce stand est limité, les propositions seront étudiées et sélectionnées par le comité de programme.

Ce document est obligatoire pour tous les types de propositions. Il sera intégré dans le programme en ligne. Il doit permettre à chaque congressiste de choisir les sessions auxquelles il souhaite assister. Le texte de ce résumé devra être enregistré via l'interface de gestion des documents sur conf-ng et ne devra pas dépasser 260 mots.

Comme les JRES 2019 sont ouvertes à quelques participants européens, une traduction du titre et du résumé en anglais devra être réalisée. Si cette traduction présente des difficultés, l'auteur du résumé pourra demander une assistance au comité de programme via conf-ng.

L'article est destiné à une publication en ligne :

• Pour les présentations longues, l'article doit comprendre entre 15000 et 25000 signes (sans les espaces).
• Pour les présentations courtes et les posters, l'article doit comprendre entre 5000 et 25000 signes (sans les espaces).

L'article doit correspondre à la proposition soumise et doit être rendu au CP dans les délais impartis (indiqués en haut de cette page). Si ce n'était pas le cas, le CP se réserve le droit de supprimer du programme l'article et la présentation associée.

Vous pouvez soumettre votre article aux JRES 2019 selon le format suivant :

Vous devez impérativement utiliser le modèle fourni pour préparer votre article.

Vous fournirez vos documents au comité de programme en deux versions pour les deux phases suivantes :

• phase d'échange et de relecture avec le comité de programme : version modifiable pour le travail en mode version (.odt) ;
• phase finale pour publication : format PDF.

Si vous utilisez de la couleur dans votre article (schémas, photos, etc.), assurez-vous que le rendu sur une imprimante noir et blanc reste lisible.
L'article contient lui-même un résumé qui peut être identique ou non, selon le choix de l'auteur, au résumé décrit ci-dessus (publié dans le programme de la conférence).

Il est suggéré aux auteurs de lire les leçons de typographie de Jacques André.

Il est recommandé d'utiliser l'extension https://grammalecte.net/ pour LibreOffice.

Le système de présentation utilisé pendant les JRES sera équipé des logiciels courants : LibreOffice Impress (format préférentiel), Microsoft Office Powerpoint, Acrobat Reader.

Des vidéos peuvent être insérées dans la présentation, il faut dans ce cas limiter le fichier vidéo/son à 1Gio et privilégier les formats .wmv et .mp4.

Afin d'accepter les chartes des établissements, il n’y a pas de masque imposé, seulement quelques règles à respecter :

• le format des présentations en 16:9
• la première diapositive doit être simple et contenir :

1. le titre de la présentation tel que donné dans le programme ;
2. les noms des auteurs ;
3. le logo JRES 2019.

Les sessions sont retransmises en direct et enregistrées. Lors de la présentation, les orateurs doivent :

• rester face à la caméra, ne pas se déplacer sur scène et parler dans le micro ;
• les pointeurs (lasers ou souris) sont proscrits car non visibles sur la vidéo.

Si vous incluez des photos ou des images dans votre présentation, assurez-vous qu'elles sont libres de droit. Votre présentation sera accessible sur le site de la conférence (après les JRES) et aura de ce fait une très large visibilité.
Vous aurez la possibilité de mettre à jour votre présentation en PDF après la conférence si vous souhaitez y apporter des petites corrections avant archivage définitif.

L'impression des posters est assurée par les JRES.

Les posters sont accompagnés d'un article qui sera publié sur le site de la conférence. La date limite de remise de cet article doit être respectée. Les posters eux-mêmes doivent être remis avant la date figurant dans le tableau en haut de page.

La mise en forme des posters est libre… sous réserve de respecter les consignes suivantes :

• placer le logo des JRES sur votre poster ;
• le réaliser avec une taille de 90 cm x 130 cm (en orientation « portrait ») ;
• transmettre votre fichier au format PDF ;
• ne pas utiliser de taille de police inférieure à 18 points, le titre doit pouvoir être lu à 3 m (taille d'environ 70 à 80 points) ;
• utiliser un format vectoriel pour les logos des organismes d'affiliation, pour les graphiques et pour les schémas (ou à défaut un format bitmap suffisamment bien défini) ;
• prévoir une résolution minimale de 150 dpi pour les photos ;
• prévoir 5 mm de fond perdu (c’est à dire ne pas mettre d'image ou de texte à moins de 5 mm du bord).

Les tables rondes ne donnent pas lieu à la même organisation. Une personne du comité de programme vous contactera pour préparer avec vous la table ronde que vous avez proposée.

Dans la mesure où vous déposez une photo sur le site web de gestion des articles, celle-ci sera insérée dans la page décrivant votre article et accessible depuis le programme, elle pourra également être utilisée pour la projection en salle du programme de chaque session. (cf document « autorisation »). Dans le cas d'articles multi-auteurs, les auteurs soumettent une seule photo qui peut être collective ou un montage de plusieurs photos individuelles.

Une courte biographie (une quinzaine de lignes maximum), non diffusée, permettra au président de session de vous présenter à l'auditoire.
Vos coordonnées téléphoniques mobiles vous seront demandées afin de permettre au comité de programme de vous joindre pendant la phase de préparation et pendant les JRES.

Pour préparer votre article, vous devez utiliser le modèle fournis.

Les logos officiels à utiliser pour les présentations et les posters sont proposés en deux couleurs (noir et bleu) et sont disponibles en bitmap (.png & .jpg) ou vectoriel (.eps & .ai). Ils sont disponibles dans l’archive logoJRES.zip.